Criterios para Escribir Correos
Día a día, la cantidad de correos es abrumadora. Sea SPAM o correos de importancia, abrirlos uno por uno para determinar qué dicen conlleva mucho tiempo. Para determinar el contenido rápidamente con solo ver la bandeja de entrada, es útil que los correos tengan ciertas características que ayuden a evitar abrirlos todos.
Es por ello que utilizo varios principios o criterios que encontré por Internet:
- Si es posible escribir todo en el asunto, mejor [1,2].
- Mis correos utilizan etiquetas entre corchetes al comienzo del asunto para determinar si abrirlos o no.
- Si el contenido es muy largo. Trato de escribir un resumen al principio titulado “TL/DR”.
- Para que cualquier cliente de correos funcione, solo utilizo texto plano (HTML desactivado).
- No espero que me respondan rápidamente. En ese caso, envío mensajes de chat o realizo una llamada.
Considere que el contenido del correo se encuentra condensado en una línea, y es por ello que faltarán muchas frases que demuestran amabilidad y cortesía. Intentaré incorporarlas en tanto y cuanto al longitud del asunto me lo permita.
Significado de las Etiquetas de los E-Mails
A continuación, se mostrarán las etiquetas que utilizo habitualmente y su significado.
[EOM] End of Message - Fin del mensaje
No es necesario abrir el correo, puesto que el mensaje completo está contenido en el asunto del mismo.
Usualmente, escribo correos con asuntos concisos y sin cuerpo. Esto agiliza la lectura de muchos correos diarios.
[NRR] No reply required - No Requiere Respuesta
No necesita responder al correo.
[Y/N] Yes/no question - Pregunta Sí/No
El correo debe responderse con un sí o no.
Se puede usar [Y] ó [N] en el asunto del correo respuesta, y se puede incluir [EOM] si no hay cuerpo en el correo
[RB+N] Reply By - Responder antes de...
“Por favor, conteste el correo antes de los N días.”
Significa que para la continuación de la actividad, se requiere de una respuesta en un tiempo definido por el timestamp N. Véase Timestamp.
[AB+N] Action By - Acción antes de...
“Por favor, realice lo solicitado antes de los N días.”
Análogo a [RB+N] pero en vez de esperar una respuesta, se espera una acción.
Véase Timestamp.
[PYR] Per your request - Como Ud. Pidió
Indica que es una respuesta a un pedido de otra persona.
La idea de marcar estos correos se basa en que el que los escribe puede ignorarlos tranquilamente. Sin embargo, el que los recibe sabe que posee contenido importante que fue solicitado por él mismo.
[PFA] Please Find Attachment - Por favor, vea el adjunto
Usado para indicar que uno o varios documentos han sido adjuntados al correo para referencia del lector.
En estos casos, es probable que el emisor haya adjuntado documentos necesarios para el lector.
[OT] Off Topic - Fuera de tema
No corresponde con el ámbito.
[TY] Thank You! - ¡Gracias!
El correo enviado es de agradecimiento.
Timestamp
N en las etiquetas debe sustituirse por un número entero positivo. Si es N es 0 significa que la acción debe hacerse antes de que termine el día, si es 1 es hasta mañana, 2 hasta pasado, 7 hasta una semana, etc.